Jak przygotować firmę do udziału w targach? Kompletny przewodnik od A do Z

2. Jak definiować cele udziału w targach?

Cele powinny być mierzalne i realistyczne. Unikaj ogólników, konkrety pozwolą lepiej zarządzać budżetem i zespołem.

Przykłady dobrych celów:

  • zebrać minimum 100 leadów sprzedażowych,
  • odbyć 30 spotkań z potencjalnymi partnerami,
  • wypromować nowy produkt wśród minimum 500 odwiedzających,
  • zaprosić 50 obecnych klientów do odwiedzenia stoiska.

Warto też ustalić cele jakościowe, np. rozpoznawalność marki, poziom zaangażowania odwiedzających czy liczba pobranych materiałów.

3. Budżetowanie i harmonogram działań przed targami

Budżet udziału w targach warto planować z wyprzedzeniem i z uwzględnieniem wszystkich składników. Pamiętaj, że nawet niewielkie niedopatrzenia mogą prowadzić do znacznych kosztów dodatkowych. Warto zachować rezerwę budżetową na nieprzewidziane wydatki.

Najczęstsze koszty to:

  • koszt wynajmu powierzchni,
  • projekt i budowa stoiska,
  • logistyka i transport,
  • materiały promocyjne (ulotki, katalogi, gadżety),
  • zakwaterowanie i wyżywienie zespołu,
  • kampania promocyjna przed wydarzeniem,
  • obsługa techniczna i serwisowa.

Następnie warto stworzyć szczegółowy harmonogram działań z podziałem na tygodnie lub dni, uwzględniając terminy płatności, przesyłek, akceptów projektów graficznych oraz planowanie pracy zespołu przed i w trakcie wydarzenia.

4. Tworzenie harmonogramu targów i delegowanie zadań

Układanie harmonogramu oraz przekazywanie obowiązków to istotne aspekty zarządzania projektem targowym. Aby działania przebiegały bez zakłóceń, należy stworzyć dokładny plan, uwzględniający wszystkie etapy przygotowań i udziału w wydarzeniu. Harmonogram powinien zawierać terminy związane z projektowaniem stoiska, tworzeniem materiałów promocyjnych, kampanią promocyjną oraz szkoleniem zespołu. Dobrze zorganizowany plan pozwala uniknąć nieprzewidzianych opóźnień.

Przekazywanie zadań w grupie jest niezwykle ważne dla skutecznego gospodarowania czasem i zasobami. Każdy członek zespołu powinien mieć jasno przydzielone zadania. Na przykład:

  • jedna osoba może zajmować się koordynacją transportu,
  • inna obsługą zamówień,
  • ktoś inny kontaktem z dostawcami.

Określenie ról i obowiązków minimalizuje ryzyko nieporozumień i zwiększa efektywność pracy. Plan działania wymaga regularnych aktualizacji i monitorowania, aby móc szybko reagować na zmieniające się warunki.

5. Projektowanie i przygotowanie stoiska targowego

Stoisko to wizytówka firmy. Powinno być zgodne z identyfikacją wizualną marki, atrakcyjne wizualnie i funkcjonalne. Stoisko może być wykonane z gotowych modułów, na które naciągana jest specjalna zadrukowana tkanina. Innym rozwiązaniem, zdecydowanie bardziej korzystnym jest inwestycja w stoisko dedykowane, zaprojektowane i wybudowane za indywidualne zamówienie. Dużą popularnością cieszą się również stoiska multimedialne z ekranami, oświetleniem LED czy elementami VR. 

Na samym stoisku ważne jest również wydzielenie odpowiednich stref do rozmów, prezentacji produktów, a także zapewnienie miejsca na materiały informacyjne i gadżety reklamowe. Sukces stoiska ostatecznie zależy od idealnej równowagi między estetyką, funkcjonalnością a innowacyjnością. Takie ekspozycje przyciągają uwagę i kreują pozytywny wizerunek marki.

Profesjonalnie zaprojektowane stoisko nie tylko przyciąga uwagę, ale też wspiera komunikację i buduje zaufanie. Warto rozważyć współpracę z doświadczoną firmą specjalizującą się w projektowaniu i budowie stoisk targowych, co może znacząco zwiększyć skuteczność całej inwestycji.

6. Budowanie relacji biznesowych i pozyskiwanie leadów

Targi to przestrzeń do nawiązywania kontaktów i budowania relacji. Dobre przygotowanie zespołu, otwartość w rozmowie i uważność wobec gości mogą przełożyć się na nowe kontakty, a dalszej perspektywie na długoterminową współpracę.

Podstawą takich działań jest aktywna komunikacja poprzez bezpośrednie rozmowy, zbieranie kontaktów, wymianę wizytówek. W tych działaniach warto wykorzystać narzędzia typu:

  • formularze kontaktowe,
  • kody QR prowadzące do ofert,
  • prezentacje interaktywne.

Podczas imprez targowych, stałym ich elementem jest organizacja spotkań z kluczowymi klientami, które odbywają się najczęściej w specjalnie wyznaczonej, kameralnej przestrzeni stoiska lub w dedykowanych do tego pokojach. 

Często właśnie podczas takich rozmów zapadają decyzje o rozpoczęciu współpracy, rozszerzeniu zakresu zamówień czy zaplanowaniu kolejnych kroków we wspólnych działaniach. Choć te spotkania rzadko są elementem oficjalnego programu targów, w rzeczywistości mają duże znaczenie i mogą przełożyć się na konkretne wyniki sprzedażowe. Warto więc już na etapie planowania udziału w wydarzeniu zadbać o miejsce do takich rozmów i zaprosić konkretne osoby z odpowiednim wyprzedzeniem, bo dobrze wykorzystany czas na targach często owocuje długofalowymi relacjami.

7. Promocja i interakcje z klientami podczas targów

Obecność na targach trzeba nagłośnić. Działania promocyjne warto zaplanować na kilka tygodni przed wydarzeniem, aby zapewnić sobie odpowiedni ruch na stoisku.

Najskuteczniejsze formy promocji:

  • mailing do bazy klientów z zaproszeniem,
  • kampania w mediach społecznościowych,
  • informacja na stronie internetowej,
  • współpraca z mediami branżowymi,
  • personalne zaproszenia do kluczowych kontrahentów.

Na miejscu bardzo ważna jest postawa zespołu, jego profesjonalizm, uśmiech, otwartość, zaangażowanie i dobra organizacja. Warto każdego odwiedzającego traktować jako potencjalnego klienta. Dobrze sprawdza się też wyznaczenie jednej osoby do koordynacji działań zespołu na stoisku.

8. Działania po targach i analiza wyników

Udział w targach nie kończy się w momencie zamknięcia hali. To dopiero początek pracy z pozyskanymi kontaktami. Należy działać szybko, zanim rozmowy z targów zostaną zapomniane przez odbiorców.

Działania, które warto zaplanować:

  • podziękuj za odwiedziny mailowo lub telefonicznie,
  • wyślij ofertę lub umów spotkanie,
  • przeanalizuj pozyskane dane i leady,
  • porównaj wyniki z założonymi celami,
  • opracuj raport i wnioski na przyszłość.

Dobrze opracowany follow-up i analiza danych pozwolą zmierzyć efektywność działań, a także podjąć decyzję o udziale w kolejnych wydarzeniach. 

Dobrze zaplanowany udział w targach może przynieść wymierne rezultaty, ale wymaga świadomego i kompleksowego podejścia. Mamy nadzieję, że nasz przewodnik pomoże Ci w efektywnym przygotowaniu Twojej firmy do kolejnego wydarzenia wystawienniczego.

Jeśli szukasz doświadczonego i sprawdzonego wykonawcy stoisk targowych, który zadba o każdy detal, od projektu, przez produkcję, aż po montaż na miejscu – skontaktuj się z nami.

Location
51 Obornicka Street,
62-002 Suchy Las
Company data

BWS EXPO PLUS Sp. z o.o.

NIP: PL9721243803 REG: 302409712
KRS: 0000894125
BDO: 000037955

BWS EXPO PLUS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością with its registered office in Suchy Las, at: ul. Obornicka 51, 62-002 Suchy Las, registered in the National Court Register - Register of Entrepreneurs, kept by the District Court Poznań-Nowe Miasto and Wilda in Poznań under the KRS number 0000894125, having a tax identification number (NIP) 9721243803, REGON, 302409712 and share capital: PLN 14,704,900.00, and having the status of a large entrepreneur (within the meaning of the provisions of the Act on Counteracting Excessive Delays in Commercial Transactions of 8 March 2013).

 

© BWS EXPO PLUS Sp. z o.o.

en_GBEnglish